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Cégep de l”Outaouais: Agent Ou Agente De Soutien Administratif, Classe Principale

Cégep de l''Outaouais

This is a Full-time position in Ottawa, ON posted May 8, 2022.

Sous la supervision du directeur des affaires tudiantes et communautaires (DAEC) le ou la titulaire du poste assume les fonctions relies au secrtariat de la direction adjointe l’accueil de la clientle au campus Gabrielle-Roy et au soutien du travail du directeur, du coordonnateur et des conseillers la vie tudiante.

Principales responsabilits 1.

Accueillir la clientle du campus Gabrielle-Roy dans les bureaux de la DAEC, recevoir les demandes de service en personne, au tlphone et par courriel, et les diriger vers les personnes ressources concernes l interne et aux organismes externes au besoin.

2.

Effectuer les travaux de secrtariat pour les membres de l quipe de la DAEC : a.

S’occuper de la mise en page et faire la correction du franais des documents (affiches, lettres, courriels, etc.) ; b.

Recevoir le courrierle dpouiller et l’acheminer aux personnes concernes ; c.

S’occuper du classement des documents de la DAEC ; d.

S’occuper de la logistique (rservation de locaux, prparation des documents, compte-rendu, etc.) des runions d’quipe de la DAEC ; e.

S’occuper de la misejour de certains documents comme le calendrier des vacances des membres de l quipe de la DAEC ; f.

S’occuper des communications de la DAEC et de la mise jour de l’information de celle-ci sur les diffrentes plateformes de communication du cgep, ICO, site web (onglet Vie tudiante), Facebook, etc.

3.

S’occuper du systme d inscription des activits tudiantes (MIA) : a.

Mettre jour les informations relies aux diffrentes activits tudiantes et/ou aux activits pour le personnel ; b.

Offrir un soutien aupersonnel de la DAEC quant l’utilisation de MIA (dpts, rapports, inscriptions, remboursements, etc.) ; c.

Tenir jour une listedes changements et des amliorations souhaits pour MIA ; d.

Assurer le lien avecSkytech en cas de problmatique avec MIA ou pour l amlioration de ce systme.

4.

Offrir un soutien au personnel de la DAEC responsable de l’organisation de la programmation des activits tudiantes et des activits collge : a.

Participer aux procdures et oprations relatives aux inscriptions des activits tudiantes (perception, dpt, remboursement, etc.) ; b.

Mettre en page et produire les documents en lien avec la programmation des activits tudiantes (programme de Cgeps en spectacle, programme des Griffons, etc.) ; c.

Mettre jour les informations de la DAEC sur le site web du Cgep de l’Outaouais ; d.

Participer la planification, l’organisation et la logistique des activits collge (accueil, crmonie de fin d tudes, etc.).

5.

Recueillir l’information et faire la mise en page pour l’agenda scolaire.

6.

Travailler en partenariat et de faon constructive avec les membres de l’quipe de la DAEC, leur venir en aide au besoin pour le bon droulement des activits.

7.

Accomplir toute autre tche connexe.

Dtenir un diplme d tudes secondaires ou un diplme d tudes professionnelles avec option approprie ou un diplme ou une attestation d tudes dont l quivalence est reconnu par l’autorit comptente et avoir au moins six (6) annes d exprience pertinente.

Connaissances Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office.

Bonne connaissance de la langue franaise crite et parle.

Exigences particulires Capacit d adaptation face la gestion de diverses situations imprvues.

Capacit travailler sous pression.

Avoir un souci du service la clientle de qualit.

Souci du dtail.

Capacit faire des suivis et respecter des chanciers.

Bon sens de l organisation.

Faire preuve de dynamisme.

Faire preuve d entregent.

Faire preuve d autonomie et d initiative.

Tests requis : Tests d’valuation linguistique obligatoires : seuil de russite fix 70% avec possibilit d’embauche conditionnelle 60% Tests des logiciels de la suite Microsoft Office (Word Excel) liminatoires 60%.